第一章 总则
第一条为加强学校干部人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效保护和利用干部人事档案，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25号）等文件，结合我校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称干部人事档案，是指在组织和人事管理等工作中形成的，反映教职工个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是历
史、全面地考察了解和选拔使用干部的重要依据。
第三条干部人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严格管理，确保干部人事档案齐全、完整、准确与安全。
第四条各二级单位应按本办法及有关规定的要求，积极配合干部人事档案管理工作。
第五条按照干部管理权限，学校干部人事档案由组织人事处集中统一管理。其他人员人事档案管理参照本办法执行。
第二章 工作职责
第六条组织人事处干部人事档案管理岗位职责：
（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档、档案信息化等日常管理工作。
（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作。
（三）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为。
（四）与各人事档案材料形成部门建立联系机制，主动了解档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通。
（五）办理其他人事档案管理有关事项。
第七条各二级单位人事档案管理职责：
（一）各单位应指定一名人事档案联系人（该联络人要求为学校正式员工，政治面貌为中共党员），负责收集本单位产生的人事档案材料。
（二）人事档案联系人员应在本单位产生人事档案材料形成后一个月内主动将其送交组织人事处归档并履行移交手续。
（三）任何单位与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
（四）人事档案联系人应妥善处理退回或需要补充的档案材料。
（五）配合组织人事处干部人事档案日常管理工作。
第三章 收集归档
第八条 干部人事档案主要内容和分类包括:
（一）履历类材料；
（二）自传和思想类材料；
（三）考核鉴定类材料；
（四）学历学位、专业技术职务(职称)、学术评鉴和教育培训类材料；
（五）政审、审计和审核类材料；
（六）党、团类材料；
（七）表彰奖励类材料；
（八）违规违纪违法处理处分类材料；
（九）工资、任免、出国和会议代表类材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
详细归档范围见《湖南民族职业学院干部人事档案归档范围》（附件1），干部人事档案材料具体内容和分类标准根据中央组织部有关规定确定。
第九条归档材料应严格按照职能划分的原则，由各职能部门审核备案并加盖公章后送交至组织人事处归档。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名、形成材料的日期。署名必须使用本人户口法定姓名，不得使用同音字或不规范的简化字。
第十条规定应与本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
第十一条归档档案材料需统一使用国际标准A4纸型（297×210mm）的公文用纸，材料左边应留有25mm的装订边，文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
第十二条归档材料应为办理完毕的正式材料，除证书、证件等复印件存档（组织人事处与原件审核后盖章）外，不得以复印件代替原件存档。残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。
第十三条人事档案材料形成部门批量移交归档材料时，应按要求填写《移交干部人事档案材料登记表》（见附件2）。组织人事处档案管理工作人员核对无误后接收归档。
第十四条除本人学籍学位材料外，组织人事处不接收任何个人移交的人事档案材料。
第十五条凡属于应归入干部人事档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
第四章 接收与转递
第十六条新调入教职工人事档案应在正式办理调动手续后一个月内由原单位或存档机构转入组织人事处。
第十七条在职教职工工作调动，组织人事处档案管理人员在教职工办结离校手续后将档案转至其新的工作单位组织人事部门。
第十八条转递档案要求：
（一）转出档案必须完整齐全，并按规定进行认真检查、整理装订；
（二）转递档案按统一规定的《档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封并加盖密封章；
（三）转递档案应通过机要交通转递或派专人送取。
第十九条转出的档案逾期三个月未收到回执的，组织人事处档案管理人员应发函或打电话询问，以防丢失。
第五章 利用与审核
第二十条因工作需要，符合下列情况之一的，可查（借）阅我校教职工人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记,举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，可以由所在部门按照有关规定提请组织人事处查阅档案。
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第二十一条查（借）阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）查（借）阅档案应有2人以上，必须为中国共产党党员。查阅人不得查阅本人及其直系亲属的人事档案。除人事、组织干部确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。
（二）查阅干部人事档案，须如实填写《湖南民族职业学院干部人事档案查借阅审批表》（见附件3），按照要求办理审批手续。
（三）在规定时限内查阅。
第二十二条校外单位一般不得直接查（借）阅我校教职工人事档案，确因工作需要，须由其组织人事部门工作人员持单位介绍信，经我校组织人事处负责人审批后方可查阅。
第二十三条除教职工死亡撰写生平材料需要外，原则上不予借出。确因工作需要必须借出使用的，须在《湖南民族职业学院干部人事档案查借阅审批表》上注明，并由组织人事处负责人审批。借期不超过五个工作日，借用期间不得擅自转借或给无关人员翻阅。校外单位不得借出我校人事档案。
第二十四条摘抄、复制人事档案，需在《湖南民族职业学院干部人事档案查借阅审批表》中说明，并登记。未经组织人事处审批，一律不得摘抄、复制人事档案材料。
第二十五条组织人事处应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，在干部动议、考察任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
第二十六条在干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时整改和处理。涉及个人信息重新认定的，应及时通知个人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事处应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第六章 库房管理
第二十七条档案库房需认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。
第二十八条档案库房严禁吸烟，需保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%）。
第二十九条档案库房每周检查一次，防止不安全因素发生。发现异常情况，应及时采取措施，确保人事档案安全。
第三十条下班前人事档案要入库，关好门窗，切断电源。
第七章 保密要求
第三十一条组织人事处人事档案工作人员需严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好人事档案的保管保密工作。
第三十二条组织事处人事档案管理人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。
第三十三条非组织人事处人事档案管理人员一律不得进入档案库房。
第三十四条干部人事档案利用者须严格保密，对档案的安全和完整负责。不得转借他人或向他人泄露档案内容，不得将档案带至公共场所，不得损毁档案，不得拆卷，不得在档案上涂改、标记，不得增删档案内容。
第三十五条对违反干部人事档案保管、保密制度造成档案损毁及失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。
第八章 附则
第三十六条本办法由学校组织人事处负责解释。
第三十七条本规定自发布之日起实施。
附件：
1.湖南民族职业学院干部人事档案归档范围
2.移交干部人事档案材料登记表
3.湖南民族职业学院干部人事档案查借阅审批表
中共湖南民族职业学院委员会
2021年5月31日
院党发〔2021〕3号 ： 中共湖南民族职业学院委员会干部人事档案管理办法 - 副本.docx
